Aufräumen für die Zukunft

Die Büroarbeit hat sich durch moderne Branchen-Software stark verändert. Informationen stehen auf Knopfdruck bereit. Wiederkehrende Prozesse sind automatisiert. Weitgehend unverändert geblieben ist der uneffektive Umgang mit Outlook – und die Unordnung auf den Schreibtischen.

Was beides mit der Zukunft der Arbeit zu tun hat, verrät Anja König, die als neue Kooperationspartnerin von Dietmar Schickel Consulting dem Aufräumen eine überraschende Bedeutung abgewinnt …

Überbordende Schreibtische, eine florierende Zettelwirtschaft, stetiger Zeitdruck und rudimentäre Computerkenntnisse – es sieht so aus, als wären viele Mitarbeiter noch nicht vorbereitet auf die Büroarbeit der Zukunft. Trotz moderner WoWi-, ERP- und Dokumentenmanagement-Software,wird ein Programm seit 20 Jahren unverändert stiefmütterlich genutzt: Outlook. Da laufen die E-Mail-Postfächer über, die Kalender lassen vor allem Raum für Spekulationen und die Aufgabenlisten (wenn vorhanden) sind vor lauter unerledigter Aufgaben schon rot geworden. Fehlt es an Lernbereitschaft der Mitarbeiter? An Disziplin? An Schulungen? „Nein“ sagt Anja König, Inhaberin der Unternehmensberatung KÖNIGSWEG, „es fehlt an einem Konzept.“

„Gute Konzepte verlassen das Unternehmen beim Ausscheiden des Mitarbeiters, schlechte werden jahrelang weitergegeben.“

Seit mehr als 15 Jahren begleitet Anja König die Wohnungswirtschaft – anfangs vor allem im Bereich mieterfreundliche Kommunikation, später auch in den Bereichen Service und Effizienz. Das von ihr entwickelte Schreibtisch -und Aufgabenmanagement-Konzept SAM© war ursprünglich nur für den Einsatz in ihrem eigenen Unternehmen gedacht.

Dass Büroarbeit weitgehend ohne Konzept erfolgt, erstaunt sie, denn hier werden Jahr für Jahr Mitarbeiter „verbrannt“, unnötige Kosten produziert und Kapazitäten verschenkt. Eine Studie der AKAD University Leipzig aus dem Jahr 2013 geht sogar davon aus, dass nur an drei von fünf Tagen effizient gearbeitet wird. Und selbst wenn es nur EINE Stunde pro Mitarbeiter und Tag wäre, wären das im Jahr rund 200 Stunden pro Mitarbeiter – 200 Stunden, die man für neue, wichtige Projekte verwenden könnte. Oder für den pünktlichen Feierabend. Oder für Teilzeitmodelle, die immer mehr Mitarbeiter wünschen und die im Moment unmöglich erscheinen. Was uns wieder zurück zum Thema „Zukunft der Arbeit“ bringt …

Anja König

Allein mit dem effizienten Einsatz von Outlook ist dieser Zeitgewinn allerdings nicht zu erreichen. Das weiß auch Anja König. Sie setzt deshalb neben einem einheitlichen und effizienten Umgang mit Outlook auf aufgeräumte Schreibtische und ein Training im effizienten Denken. Als Ergebnis verspricht sie die rechtzeitige Erledigung aller termingebundenen Aufgaben, zusätzliche Kapazitäten und bessere Zusammenarbeit im Team.

Dieses Versprechen scheint sie einzulösen, denn inzwischen schult KÖNIGSWEG bundesweit mit drei Trainern – überwiegend in Wohnungsunternehmen. Ob die Effizienz besonders nötig haben? „Nein,“, lacht Anja König, „wir finden überall die gleichen Zustände vor. Aber in der Wohnungswirtschaft kennen wir uns gut aus und das schafft Vertrauen bei Geschäftsführung UND Mitarbeitern.“


Mehr Informationen finden Sie im kostenlosen Whitepaper „SAM© räumt auf“, das Sie unter www.unserkoenigsweg.de anfordern können.