Interview mit dem Abteilungsleiter Rechnungswesen der SWG Schweriner Wohnungsbaugenossenschaft eG, Frank Gehrke

Die SWG Schweriner Wohnungsbaugenossenschaft eG, mit einem Eigenbestand von ca. 8.800 Wohneinheiten eine der größten Wohnungsgenossenschaften in Mecklenburg-Vorpommern, mandatierte DSC mit der Durchführung einer Ausschreibung im Bereich Messdienstleistungen. Offengehalten werden sollte dabei die Möglichkeit, dass die Genossenschaft zu einem späteren Zeitpunkt im Rahmen einer langfristig strategischen Ausrichtung selbst in einen Abrechnungsprozess einsteigen kann.

In erster Linie ging es aber darum, bei der Ausschreibung die Messinfrastruktur auf die Anforderungen der EED umzurüsten, möglichst Einsparungen zu realisieren und qualitative Verbesserungen bei den Prozessen bei Messdienstleistungen zu realisieren.

Die Ausgangssituation:
Insgesamt verwaltet die SWG einen Eigenbestand von ca. 8.800 WE. Der Bestand für die Messdienstleistung war auf drei Lieferanten verteilt. Sowohl bei Heizkostenverteiler als auch bei Wasserzähler (WZ) und Wärmemengenzähler (WMZ) wurde schon länger weitgehend auf Funktechnologie umgestellt. Im Rahmen der jährlichen Heizkostenabrechnung werden Heizungs-, Warmwasser- und Kaltwasserverbräuche erfasst, im Datentausch verarbeitet und abgerechnet. In die Angebotsabfrage einbezogen wurde der Gesamtbestand, der überwiegend von einem und speziell im Neubausegment von zwei weiteren Messdienstleistern betreut wurde.

Dabei sollten die regulatorischen Rahmenbedingungen – insbesondere die Europäische Energieeffizienz-Richtlinie (EED) und die neue Heizkostenverordnung beachtet und im Rahmen einer Ausschreibung umgesetzt werden. Weiterhin sollte die Möglichkeit berücksichtigt werden, dass sich die Genossenschaft im Rahmen einer langfristig strategischen Ausrichtung selbst in den Abrechnungsprozess einbringen kann. Wichtig war für die Genossenschaft, eine zukunftssichere Messinfrastruktur zu schaffen, in der dem Datenmanagement mit offenen Funkprotokollen (OMS/LoRaWAN) eine zentrale Bedeutung zufällt, um ausbaufähig hinsichtlich weiterer Anwendungen und den Optionen einer Selbstabrechnung zu sein.

Das Ergebnis:
An der Ausschreibung im Rahmen einer freien Vergabe beteiligten sich vier Anbieter. Das Ergebnis führte zu einer gesamthaft neuen Messinfrastruktur sowie zusätzlichen Dienstleistungen für Mitglieder und Nutzer bei besseren Konditionen. Die Lieferantenstruktur blieb für den Ausschreibungsumfang auf einen Anbieter beschränkt. Konkret vereinbart wurde die Umrüstung aller diesbezüglichen Abrechnungseinheiten auf stationäre Fernauslesung.

Dazu wurde unter Berücksichtigung der Altersverteilung und den noch bestehenden vertraglichen Bindungen des Gerätebestands mit der SWG ein Umrüstungsplan entwickelt, der das Ziel hatte, den gewünschten Zielzustand der Fernauslesung zeitnah sicherzustellen. Des Weiteren wurde vereinbart, dass die SWG sich vorbehalten kann, mittelfristig eigene Abrechnungsaktivitäten auszuführen und an ihre Mieter zu berechnen, falls sich dies wirtschaftlicher als ein Drittbezug darstellen lässt. Vor diesem Hintergrund wurde eine Sonderkündigungsmöglichkeit nach 5 Jahren eingeräumt.


Frank Gehrke, Abteilungsleiter Rechnungswesen

DSC-News führte ein Interview mit dem Abteilungsleiter Rechnungswesen Frank Gehrke


DSC-News:
Herr Gehrke, die Genossenschaft ist ja sehr kommunikativ, zuletzt wollten Sie von Ihren Neumietern wissen, wie zufrieden man unter anderem mit der Auskunftserteilung und Aufgeschlossenheit der Mitarbeiter ist. Mit dem jetzt erzielten Ergebnis bei Messdienstleistungen können Sie sicherlich wieder bei der Mieterzufriedenheit punkten.

Frank Gehrke:
Richtig, wir legen Wert auf eine gute Kommunikation mit unseren Mitgliedern und Mietern und freuen uns natürlich immer, wenn wir Positives berichten können. Aber auch Tipps und Hinweise aus der Mieterschaft sind jederzeit willkommen, um diese in die Neuausrichtung und Optimierung unserer Prozesse einfließen zu lassen. Da wir im Ergebnis die Konditionen unserer beauftragten Messdienstleistungen erheblich verbessern konnten, lassen sich nun spürbare Einsparungen für unsere Mitglieder darstellen. Darüber freuen wir uns. Im Übrigen auch über den Umstand, künftig den EED-Anforderungen gerecht werden zu können. Hier wird dann ein weiterer Servicevorteil sein, dass wir unseren Mietern die monatlichen Verbrauchswerte sukzessive ab 2022 rechtskonform zur Verfügung stellen werden.

DSC-News:
Für Sie als Abteilungsleiter des Rechnungswesens sicherlich ebenfalls eine angenehme Situation.

Frank Gehrke:
Ganz klar, wenn Verträge in dieser Form optimiert und mehr Leistungen zu verbesserten Konditionen ausgehandelt werden, hat man im Sinne der Mitglieder einen guten Job gemacht. In der Verwaltung war uns außerdem wichtig, die Prozess- und Servicequalität mit dem Messdienst zu verbessern und diese erstmalig über ein Kennzahlensystem abzusichern. Darüber werden wir jetzt regelmäßig mit dem neuen Vertragspartner im Gespräch sein. Was uns auch gefallen hat, war, dass wir im gesamten Ausschreibungsprozess optimal begleitet wurden. Damit reduzierte sich einerseits unser interner Aufwand wirklich erheblich. Anderseits stand uns mit Herrn Gerhardt ein Fachmann mit exzellentem Sachverstand und Auftreten insbesondere auch bei den Bietergesprächen zur Seite.

DSC-News:
Schön zu hören. Sicherlich ist aber auch die Laufzeit des neuen Vertrages nicht unwichtig, Sie haben ja möglicherweise noch weitere Pläne im Bereich Messdienstleistungen.

Frank Gehrke:
Mit der abgefragten detaillierten Aufstellung der Gerätelaufzeiten und der dazugehörigen Restmietraten war es möglich im Zuge der geplanten Umrüstung der Messgeräte eine Harmonisierung der Vertragslaufzeiten vorzunehmen, in dem Sinne, dass zukünftige Austausche weitgehend im 5-Jahresrhytmus stattfinden, und zwar nach 5 Jahren alle Zähler, nach 10 Jahren Zähler und Heizkostenverteiler. Die Laufzeit des neuen Rahmenvertrages beträgt zwar 10 Jahre, trotzdem wollten wir uns mit einer Option zur Selbstabrechnung Flexibilität vorbehalten. Dafür haben wir ein Sonderkündigungsrecht nach 5 Jahren vereinbart. Wir wollen in den nächsten 5 Jahren nochmals prüfen, ob eine Umstellung fachlich und vor allem wirtschaftlich sinnvoll für unsere Mieter abgebildet werden kann.

DSC-News:
Gab es sonst noch besondere Themen, auf die Sie besonderen Wert gelegt haben?

Frank Gehrke:
Wir hatten jede Menge Wünsche, die wir in den Ausschreibungsunterlagen detailliert beschrieben haben. Jetzt werden diese Wünsche umgesetzt. Dass EED-Thema sprach ich bereits an. Hier soll die Funktechnik ab 2022 eine mindestens monatliche Auslesung sicherstellen, sodass die bei Vertragsabschluss bekannten Anforderungen der EED zur unterjährigen Verbrauchsinformation erfüllt werden können. Alle eingesetzten Erfassungsgeräte erfüllen die Standards gemäß OMS in der 4. Generation. Wir erhalten einen kostenfreien Zugang zum Kundenportal und Mieterportal für die EED-Umsetzung. Mit der OMS-Fähigkeit der vereinbarten Funktechnik verbinden wir im Übrigen auch die Erwartung, eine Schnittstellen-Interoperabilität zwischen Messdienst und unserem städtischen Versorger herstellen zu können. Stichwort Unterzählungen. Hier wollen wir künftig die Prozesse der Messwertübermittlung und -bereitstellung zwischen mehreren Partnern möglichst digitalisieren und damit optimieren. An dieser Stelle nochmals einen Dank an Peter Gerhardt, der uns auch zu diesen Punkten ausgezeichnet beraten hat.

DSC-News:
Vielen Dank für das Gespräch Herr Gehrke! Richte ich ihm gerne aus.

 

Schweriner Wohnungsbaugenossenschaft eG

Die Schweriner Wohnungsbaugenossenschaft eG zählt heute zu den größten Genossenschaften im Land Mecklenburg-Vorpommern. Hauptgeschäftsfeld und traditionelles Ziel wirtschaftlicher Aktivität ist die Vermietung von qualitativ guten und preiswerten Wohnungen in diversen Stadteilen der Landeshauptstadt. Nachhaltige Bestandsoptimierungen durch Modernisierung sind der Genossenschaft genauso wichtig, wie das regelmäßige Setzen von städtebaulichen Akzenten im Neubau.
Die SWG eG ist außerdem für ihre erfolgreiche Mitgliederförderung über einen eigenen Verein und zahlreiche Nachbarschaftstreffs bekannt.


Schweriner Wohnungsbaugenossenschaft eG
Arsenalstraße 12
19053 Schwerin

www.swg-schwerin.de

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