KI – ein Datenschutz-Albtraum für die Immobilienwirtschaft?

Nur wenige Unternehmen der Immobilienwirtschaft nutzen bereits Künstliche Intelligenz, jedoch mit steigender Tendenz. Wer sich der Technologie bedient, hat in der Zukunft wesentliche Vorteile und verfügt über effizientere Prozesse als der Wettbewerb.

Derzeit geht man davon aus, dass die KI erst bei sechs Prozent der immobilienwirtschaftlichen Unternehmen im Einsatz ist.

Datenschutz ist zwar ein kritischer Aspekt in jeder technologiegetriebenen Branche, so auch in der Wohnungswirtschaft. Hier, wo täglich eine Vielzahl von sensiblen Daten verarbeitet und gespeichert werden, gibt es viele konzeptionelle Voraussetzungen zu schaffen und eine optimale Umsetzung von KI-Verordnungen zu realisieren. Daher ist es nur wenig verwunderlich, dass der Gedanke „KI-Systeme seien unsicher“ viele Unternehmen davon abhält, diese Technologien zu adaptieren.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit KI kann in zwei wesentliche Bereiche unterteilt werden:

• die Verarbeitung von Daten zum Trainieren von KI-Systemen und
• die Verarbeitung von Daten bei der Nutzung fertiger KI-Anwendungen.

Da KI-Systeme jedoch ständig weiterentwickelt werden und die während der Nutzung gesammelten Daten ebenfalls zum Training verwendet werden können, ist die Unterscheidung oft nicht so eindeutig, was unkontrolliert und schlecht implementiert zu Risiken führen kann.

Laut der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die Verarbeitung personenbezogener Daten erlaubt, wenn dies im berechtigten Interesse des Unternehmens oder eines Dritten liegt und die Rechte der betroffenen Personen nicht überwiegen. Unternehmen müssen also sorgfältig abwägen, ob ihre Interessen wichtiger sind als die Datenschutzrechte der Personen, deren Daten verarbeitet werden. Dabei sind Faktoren wie die Intensität des Eingriffs und die Sicherheit der Daten zu berücksichtigen.

Die Immobilien- und Wohnungswirtschaft gibt an, bei immerhin zwei Dritteln der täglichen Arbeit das Potenzial der KI-Unterstützung zu nutzen. Ganz oben auf der Liste stehen die zielgerichtete Leitung, Planung, Organisation und Kontrolle von betriebswirtschaftlichen Abläufen und Prozessen, die Ressourcenplanung und der zielgerechte Einsatz von Personal. Um Unternehmensziele im Umgang mit Daten und Dokumenten und die kontinuierlichen Prozesse beim Sammeln, Aufbereiten und Kommunizieren von Unternehmensdaten sowie Leistung, Prozesse und Ergebnisse transparent zu machen, ist der Einsatz von entsprechenden KI-Tools denkbar. Es folgen Buchhaltung und Gebäudeadministration, Bewertung und Finanzen sowie viele Bereiche des „Strategischen Immobilienmanagements“. Geringere Einsatzchancen werden derzeit in den Bereichen „Technisches Immobilienmanagement“ sowie Projektentwicklung und Bau gesehen.

Die Vorbereitung auf den Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der Wohnungswirtschaft ist ein zentraler strategischer Schritt, um Effizienz zu steigern, Prozesse zu automatisieren und die Mieterkommunikation zu verbessern. Mit dem Inkrafttreten der EU-KI-Verordnung (AI Act) wird bis 2026 insbesondere die Implementierung einer KI-Governance zur Pflicht, die Verantwortlichkeiten klärt und Datensicherheit gewährleistet.

Rechtzeitig sich mit der Thematik zu beschäftigen, kann nur von Vorteil sein!